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Sistema de facturación electrónica: Acaba con el problema de boletas perdidas

Closeup portrait of a man with calculator checking bills at home

Esto es algo que hemos visto más de una vez. Se trata de las boletas que desaparecen sin ninguna explicación. Por supuesto, son malas noticias porque es muy probable que estas se paguen con retraso. Sin embargo, como todos sabemos, una vez que el misterio de a dónde fueron se resuelve, lo peor está por ocurrir.

Como siempre, las partes culpables permanecerán anónimas, así como las víctimas de este particular problema. Todos hemos pasado por esto al menos una vez. A continuación, explicamos lo que puede suceder.

Primero, un proveedor estratégico importante se queja por el pago de una factura. El encargado de cuentas por pagar pide una copa de la factura porque no encuentra el original. El problema se soluciona y se paga la factura. Sin embargo, poco después aparecen más quejas y el encargado empieza a sentir vergüenza: tampoco puede encontrar esas facturas. Empieza a surgir un patrón. Pareciera como si el proveedor se quejara por el impago de facturas que en realidad no ha enviado o tal vez envió a la dirección incorrecta.

No obstante, el proveedor es insistente. Tiene la dirección correcta: algunas facturas llegan y se pagan y notan que las facturas misteriosas sí se enviaron a la misma dirección. Tal vez, alguien está “perdiendo” las facturas.

Perder boletas es muy improbable. Si este fuera el caso, habría otros proveedores con el mismo problema, pero solo ocurre con el mismo proveedor. Si este investigara, tal vez encontraría la misma situación con otros clientes.

Así, el problema continúa. El proveedor insiste en que sus procesos están bien y el cliente también está seguro de que el error no puede ser suyo.

¿Cómo solucionar el problema de boletas perdidas?

Si echamos una mirada al proceso de principio a fin, podemos encontrar que, como en muchas empresas, el proveedor emplea un servicio de correos externo. En el proceso, puede ocurrir contratiempos, como que los correos no se envíen.

Este problema puede solucionarse fácilmente y para siempre si las boletas se envían con un sistema de facturación electrónica, como los que ofrece E-f@acturación. Esta es una decisión estratégica de convertir en digital los procesos, la cual ofrece muchos beneficios, como evitar que las facturas se pierdan y estas se paguen con retraso.

Con un sistema de facturación electrónica, los documentos se guardan digitalmente y pueden buscarse y revisarse con facilidad en el sistema. Por eso, es muy poco probable que ocurran inconvenientes como los que describimos.

Las soluciones de facturación electrónica que brinda E-f@cturación resolverán el problema de las boletas perdidas. Si quieres saber más sobre nuestras soluciones, no dude en comunicarse con nosotros.

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